Świadectwo pracy to dokument, który każdy pracodawca ma obowiązek wystawić i przekazać pracownikowi niezwłocznie po tym, jak wiążąca go z nim umowa o pracę wygaśnie, lub też zostanie rozwiązana. Wiele osób uważa, że obowiązuje w tej sprawie termin siedmiu dni od czasu wygaśnięcia stosunku pracy. Odpowiedź na pytanie: kiedy świadectwo pracy powinno zostać wręczone pracownikowi, brzmi: w ostatnim dniu obowiązywania łączącej go z pracodawcą umowy.
Świadectwo pracy jest dokumentem, który w swojej treści powinien zawierać kilka obligatoryjnych elementów. Umieszczona musi być w nim informacja o tym, w jakim okresie pracownik był zatrudniony i w jakim wymiarze etatu. Określone musi być również stanowisko, jakie zajmował. Bardzo ważnym elementem świadectwa pracy jest adnotacja o tym, jaki był tryb rozwiązania stosunku pracy i, jeśli jest to konieczne, jakie okoliczności temu towarzyszyły. Informacja ta musi być poparta odpowiednią podstawą prawną.
Świadectwo pracy zawiera również dane, które są wymagane, aby ustalić, jakie uprawnienia pracownicze przysługują byłemu pracownikowi. Są one także przydatne w celu skorzystania z uprawnień płynących z ubezpieczenia społecznego. Pracodawca ujmuje w treści świadectwa pracy liczbę dni urlopu wypoczynkowego, jaka została wykorzystana przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym uległ rozwiązaniu stosunek pracy.
Należy uwzględnić również wszystkie inne urlopy, w tym urlop bezpłatny, jeśli taki był pracownikowi przyznany. W tym przypadku należy również podać podstawę prawna, w oparciu o którą urlop taki został udzielony. Te same zasady dotyczą urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego i wychowawczego.
Świadectwo pracy musi również zawierać liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, a także liczbę dni, za które nie zachował on prawa do wynagrodzenia. Jeśli okres wypowiedzenia został pracownikowi skrócony, to taka informacja w świadectwie również powinna się znaleźć, wraz z określeniem wymiaru odszkodowania, które mu z tego powodu przysługuje.
Zdarza się, że w czasie trwania stosunku pracy, pracownik odbywa zasadniczą służbę wojskową lub też uczestniczy w jakiejś formie zastępczej tej służby. Fakt taki powinien bezwzględnie znaleźć się we wręczonym mu świadectwie pracy. Podobnie jest, jeśli obowiązki służbowe były wykonywane w szczególnych warunkach, lub praca miała szczególny charakter.
W celu ustalenia prawa do renty bądź emerytury, na świadectwie pracy pracodawca uwzględnia również okresy nieskładkowe. Należy również pamiętać o tym, że pracownik ma prawo zażądać od pracodawcy, aby umieścił on na świadectwie inne, dodatkowe dane i pracodawca musi te żądania spełnić. Często spotykana jest na przykład prośba o uwzględnienie w treści świadectwa pracy informacji o zarobkach.
Wiemy już, że pracodawca powinien wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym ustaje zatrudnienie. Może zrobić to bezpośrednio, dając je pracownikowi „do ręki”.
Może też przekazać je osobie, którą pracownik upoważnił do odebrania tego dokumentu. Należy pamiętać o tym, że upoważnienie taki musi mieć formę pisemną. Jeśli bezpośrednie przekazanie świadectwa pracy nie jest możliwe, to doręczyć je można za pośrednictwem poczty, bądź firmy kurierskiej. W takim przypadku doręczenie powinno nastąpić najpóźniej w terminie siedmiu dni od ustania stosunku pracy.
Nie ma potrzeby, aby pracownik składał do pracodawcy wniosek o wystawienie świadectwa pracy, gdyż jest to jego ustawowy obowiązek. Bywa tak, że pracodawca uzależnia wydanie świadectwa od tego, czy pracownik rozliczył się z zatrudniającą go firmą. Jest to jednak działanie całkowicie niezgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami.
Wystawiając świadectwo pracy należy dochować szczególnej staranności, aby nie pominąć żadnego w wymienionych wyżej obligatoryjnych jego elementów. Należy również zwrócić uwagę na to, aby nie wystąpiły w tym dokumencie błędy. Mimo to zdarza się, że nie uda się tego uniknąć i pracownik otrzymuje od pracodawcy świadectwo pracy z jednym, lub kilkoma błędami. Najczęściej dotyczy to wymiaru wykorzystanego urlopu, zwłaszcza wypoczynkowego, bądź też czasu, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim.
Jeśli pracownik zauważy na świadectwie jakikolwiek błąd, powinien w terminie siedmiu dni od otrzymania go poprosić o jego sprostowanie. Zwykle pracodawca błąd koryguje i niezwłocznie wydaje byłemu pracownikowi poprawny dokument. Gdyby pracodawca odmówił sprostowania, to w ciągu kolejnych siedmiu dni pracownik ma sprawo zwrócić się z tym problemem do sądu pracy.
