Pranie pieniędzy z nie do końca legalnych i zgodnych z prawem interesów, a nawet finansowanie terroryzmu, jest traktowane w sposób niezwykle poważny przez Unię Europejską. Świadczyć mogą o tym częste zmiany i zaostrzanie kar dla osób, które zdecydowały się na złamanie prawa. Ostatnią zmianą jest dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r.

Polski prawodawca jednak nie pozostaje w cieniu, co można zauważyć po nowej ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Czego można się po niej spodziewać i jak wpłynie ona na rynek biznesu? Zachęcamy do zapoznania się z informacjami na temat regulacji, które mogą mieć znaczenie dla Twojej firmy.

Kto powinien zainteresować się tematem?

Oczywiście wszyscy, ponieważ im większa wiedza na temat obecnego prawa, tym lepiej dla biznesu i czynności rozwojowych. Jednak pewne grupy muszą koniecznie wprowadzić nowe procedury, a należą do nich m.in. takie instytucje obowiązane jak:

• banki i ich oddziały (również zagraniczne oraz powiernicze),
• instytucje finansowe i kredytowe,
• instytucje płatnicze (płatności elektroniczne także),
• spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe,
• biura usług płatniczych i agenci rozliczeniowi,
• firmy inwestycyjne,
• przedsiębiorcy kantorowi (w tym internetowe działalności),
• spółki prowadzące rynki regulowane,
• zakłady ubezpieczeń,
• fundusze inwestycyjne,
• bukmacherzy,
• pośrednicy nieruchomości,
• w ograniczonym zakresie: notariusze, adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi,
• przedsiębiorcy zajmujący się tworzeniem jednostek organizacyjnych,
• osoby pełniące funkcję członka zarządu spółki,
• jednostki zajmujące się prowadzeniem wirtualnego biura,
• przedsiębiorcy przyjmujący w gotówce powyżej 10 tysięcy euro, nawet przy wiązanych transakcjach.

Jak widać, lista jest naprawdę długa i momentami kontrowersyjna, jednak biorąc pod uwagę wiele możliwości prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, prawodawca musi zabezpieczyć się na każdą ewentualność, tak aby przeciwdziałanie praniu pieniędzy w jego przedsiębiorstwie było skuteczne i sprawne.

Obowiązki i procedura zgłaszania nieprawidłowości

W pierwszej kolejności należy wyznaczyć członka zarządu, który odpowiedzialny będzie m.in. za wdrożenie obowiązkowej procedury. Następnym krokiem jest utworzenie kadry kierowniczej. Jej zadaniem będzie wykonywanie obowiązków ustawowych (np. przeprowadzenie i aktualizacja ocen ryzyka lub stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, w tym weryfikowanie kontrahentów). Wszystkie spółki prawa handlowego poza spółkami partnerskimi i publicznymi spółkami akcyjnymi, zobowiązane są do przekazywania informacji o beneficjentach rzeczywistych.

Jeśli w firmie dochodzi do nieprawidłowości finansowych lub prawnych, każdy pracownik i kontrahent powinien posiadać możliwość anonimowego zgłoszenia zaistniałej sytuacji do kierownika. Proces ten nazywany jest przez Ustawę Whistleblowingiem.

Dlaczego firmy muszą wprowadzić taką formę anonimowych procedur zgłaszania nieprawidłowości? Ponieważ większość pracowników w obawie o konsekwencje lub zemstę swoich kolegów i przełożonych, nie decydowała się na informowanie szefostwa na temat zaistniałej sytuacji. Dzięki temu otrzymują oni możliwość szybkiego reagowania, które nie będzie obarczone zagrożeniem.

Kary przewidziane w ustawie

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu przedstawia także regulacje, określające również konsekwencje niedopilnowania wszystkich wymienionych wyżej czynności. Ustawodawca w tym wypadku grozi m.in. takimi karami jak:

• zabraniem koncesji, zezwolenia lub nawet wykreśleniem z rejestru działalności regulowanej,

• publikacja informacji o naruszeniu ustawy w BIP,

• kary pieniężne do wysokości dwukrotności kwoty osiągniętej korzyści lub unikniętej straty; jeśli nie jest możliwe ustalenie – do kwoty 1 mln euro (w przypadku kantorów, instytucji finansowych, pożyczkowych i banków, kara może wynosić nawet 5 mln euro lub 5% obrotu wykazanego w sprawozdaniu).

Warto przygotować swoją firmę w związku z nowymi przepisami. I zdawać sobie sprawę, że system AML należy dopasować do wielkości przedsiębiorstwa. Np. system analityczny AML dla małych i średnich firm będzie inny niż rozwiązanie AML dla mikrofirm czy dla korporacji – należy zwracać na to uwagę.

Żyjemy w czasach, gdy przedsiębiorcy zlecają mnóstwo pracy firmom zewnętrznym. Jest to tak zwany outsourcing, czyli tłumacząc w bardzo prostych słowach na polski – zewnętrzne źródła. Tymi źródłami są właśnie inne firmy, którym zlecić można wykonanie dla nas różnych prac. Jest to dobre dla gospodarki, ponieważ nakręca ją, pozwala mniejszym firmom istnieć i daje im więcej pracy, a więc i większe zarobki. Dziś sprawdzimy czym jest outsourcing marketingowy, czyli innymi słowy zlecanie obsługi marketingowej firmy zewnętrznemu podmiotowi. Czy to ma sens i może przynieść realne korzyści? O tym dowiemy się z naszego poradnika.

Zleć i zapomnij

Dlaczego korzystamy z outsourcingu? Otóż jest to po prostu wynikiem oszczędności czasu, jakie firma dzięki temu ma. Nie ma konieczności tworzenia dodatkowej komórki pracowniczej, która będzie obsługiwać – w tym przypadku marketing – ale może również to być cokolwiek innego. Po prostu całością zajmuje się jakieś zewnętrzne przedsiębiorstwo, a firma otrzymuje gotowy produkt. Nie da się ukryć, że w dobie powszechnego braku czasu jest to ogromna zaleta. Dzięki temu można zająć się tym, co firma naprawdę ma do zrobienia, a nie wszystkim po trochu. Nie bez powodu mówi się, że jeśli coś jest do wszystkiego, to jest do niczego zarazem. Outsourcing jest więc odpowiedzią na ten problem i to dość trafną.

Czy to działa na marketing?

Czym jest marketing zapewne wszyscy wiemy. Jest to zachęcanie klientów do zakupu naszych towarów czy skorzystania z naszych usług. Marketing to jednak szerzej rozumiana sprawa w przedsiębiorczości, bo dochodzi tutaj także budowanie wizerunku firmy, public relations i tak dalej. Czy warto tak ważną rzecz zlecać jakiemuś zewnętrznemu podmiotowi? Na pewno będzie to dobrym pomysłem wtedy, gdy firma której zlecamy dane działania, nie będzie w jakimś stopniu konkurencyjna dla nas samych. Inaczej mogłoby dochodzić do dość nieprzyjemnej sytuacji, w której zlecamy obsługę własnego marketingu niejako swojej konkurencji, której przecież wcale nie zależy na tym, by nam się dobrze powodziło. Jednak mimo wszystko tyczy się to znacznej mniejszości firm, dlatego możemy sobie tutaj pozwolić na sporą dowolność.

Trzeba więc jasno powiedzieć, że outsourcing marketingowy działa doskonale i dobrze się ma. Firmy, które zajmują się tą kwestią, są bardzo wyspecjalizowane i definitywnie wiedzą co robią. Natomiast przedsiębiorstwo, które zleca zajmowanie się marketingiem firmie zewnętrznej, zdejmuje z siebie sporą część trudnej pracy, jaką jest budowa relacji z klientem. Jeśli tylko nie wkrada się w to wszystko niezdrowa konkurencja między firmami, to z takiej współpracy bardzo szybko przychodzą bardzo konkretne owoce.

Obecnie wiele osób decyduje się na prowadzenie reklam internetowych. Tyczy się to zarówno osób prywatnych, jak i firm, które dzięki takim reklamom mogą zdobyć nowych klientów. Zainteresowani stają jednak przed sporym dylematem jeśli chodzi o wybór wykonawcy takiej reklamy. Zwykle do wyboru ma się freelancera lub agencję interaktywną. Która z opcji będzie korzystniejsza?

Jakie są różnice?

Freelancer działa na zasadzie wolnego zawodu, a więc ma na pewno więcej czasu na wykonanie reklamy. Często jednak nie dysponuje odpowiednimi kwalifikacjami lub zapleczem, aby wykonać reklamę na najwyższym poziomie. Wiadomo, że decydując się na freelancera zapłaci się mniejsze pieniądze, ale nie na kosztach reklamodawca powinien się skupiać, a na jakości wykonania usługi.

Agencja interaktywna zatrudnia w swoich szeregach specjalistów, tworzy kreacje reklamowe na wielu płaszczyznach, np. w social mediach, a więc reklama na Facebooku lub Instagramie. Dodatkowo posiada spore referencje, które można sobie przejrzeć na stronie agencji, tak aby móc zobaczyć, jakie projekty pracownicy agencji mają już na swoim koncie. Pracuje tam wielu specjalistów, którzy nawzajem się uzupełniają, mowa tutaj np. o:

• grafikach,
• copywriterach,
• programistach,
• pozycjonerach,
• designerach.

Teoretycznie wybór jest więc prosty. Warto polegać na profesjonalnej agencji interaktywnej, która zapewnia zainteresowanym większe pole manewru i lepsze rezultaty prac. W przypadku jednak, gdy ktoś dysponuje niewielkim budżetem wtedy nieco lepszą opcją będzie freelancer, jednak cena nigdy nie powinna znajdować się na pierwszym miejscu. Agencja interaktywna zadba jednak dodatkowo o promocję graficzną, w wyszukiwarkach oraz na poczcie elektronicznej. Zdecydować można się tym samym na kompleksową usługę.

Na jakich kryteriach się skupić przy doborze wykonawcy?

Przy doborze wykonawcy działań naprawczych typu optymalizacja strony lub reklamy internetowej trzeba skupić się na tym, czy:

• potencjalny wykonawca dysponuje szeroką wiedzą na temat marketingu,
• wykonawca ma doświadczenie w swojej branży,
• wykonawca posiada portfolio.

Po zapoznaniu się z portfolio można dużo łatwiej podjąć ostateczną decyzję. Na pewno na stronach agencji interaktywnych będzie można liczyć na informacje o zrealizowanych projektach, natomiast freelancerowi często trzeba wierzyć na słowo. 

Serwis czy też portal internetowy to zupełnie inne zagadnienie niż standardowa strona www. Różni go specyfika i kluczowe elementy, które powinien zawierać. Co powinno wchodzić w skład serwisu i na co należy zwrócić uwagę projektując lub też implementując tego rodzaju rozwiązanie?

Dla kogo ma to być serwis?

To pierwsza i bardzo ważna decyzja. Czym tak w zasadzie ma być serwis informacyjny? O czym ma informować? Do kogo docierać? Należy sobie odpowiedzieć na te pytanie i na ich podstawie zacząć tworzyć portale informacyjne. Jednocześnie powinno się przy tym pamiętać, że jeśli coś jest dla wszystkich, to jest tak naprawdę dla nikogo. Nie każdy może być TVN24 i prezentować wiadomości z każdego zakresu tematycznego.

Jednocześnie tematyka ma też wpływ na projekt graficzny portalu informacyjnego. Inaczej powinna wyglądać witryna, która prezentuje wiadomości ze świata sportu, a inaczej taka, która stawia na newsy związane z życiem celebrytów. Na poziomie layoutu to także będzie bardzo ważny element i czynnik.

Wyróżnienie najważniejszych informacji

Informacje mają to do siebie, że szybko się dezaktualizują. Jednocześnie niektóre z nich są bardziej poczytne i interesujące, a inne mniej. Stąd też dobry serwis informacyjny powinien mieć specjalną zakładkę, w której znajdują się najgorętsze, najczęściej czytane teksty lub też oglądane materiały wideo.

Można to rozwiązać w różnorodny sposób – za pomocą slidera, osobnej zakładki czy też inaczej oznaczanych tytułów. Ważne jednak, aby taka sekcja znalazła się w serwisie informacyjnym. Jeśli mamy mało czasu, to szukamy tego, co najbardziej interesuje ludzi, a wydawca powinien przekazać im to w przystępny i przede wszystkim łatwy do znalezienia sposób.

Dobry system zarządzania mediami

Serwis informacyjny to nie tylko dużo informacji, ale także dużo zdjęć. Dlatego warto przemyśleć sposób, który ułatwi tworzenie galerii i regularnie uploadowania różnorodnych fotek. Często zdarza się, że to przecież nie tylko nagłówek, ale też fotografia jest bardzo ważnym elementem decydującym o klikalności.

Stąd też nie tylko ważne jest odpowiednie zarządzanie mediami, ale także ich optymalizacja. Aby newsy wczytywały się szybko, to i zdjęcia nie powinny ważyć zbyt wiele. Stąd też dobrze byłoby rozważyć wtyczkę, która pozwala kompresować poszczególne obrazki – zyska na tym zarówno SEO, jak i user experience.

Łatwy w obsłudze CMS

Dobry portal informacyjny to nie tylko aktualności – to także przede wszystkim liczne wiadomości. Aby regularnie dodawać tego typu teksty, należy mieć cały zespół newsmanów, którzy zadbają o content portalowy. Z kolei oni, aby wygodnie dodawać kolejne teksty, powinni móc robić to poprzez łatwy w obsłudze Content Management System.

Dlaczego? Nie każdy jest programistą czy też koderem, aby radzić sobie z wstawianiem tekstu poprzez edytor html. Dlatego łatwy i przystępny CMS to podstawa. Jako przykład warto podać tutaj Drupal czy WordPress, które doskonale sprawdzą się jako element serwisu informacyjnego i ułatwią publikowanie newsów.

Wdrażanie systemów certyfikowanych tworzonych przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną jest bardzo popularne zarówno w prywatnych firmach, jak i jednostkach administracji publicznej, a nawet w organizacjach pozarządowych. Aby wprowadzenie normy dawało dobre efekty trzeba zadbać zarówno o prawidłową implementację systemu, jak również jego utrzymanie.